Kunnanhallitus, kokous 11.6.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 215 Matkatoimistopalvelut 2019 - 2023, liittyminen KL-Kuntahankinnat kilpailutukseen

TUUDno-2018-844

Valmistelija

  • Inkeri Kontiola, hankintasuunnittelija, inkeri.kontiola@tuusula.fi

Perustelut

Taustaa

Tuusulan kunnan valtuusto ja kunnanhallitus järjestää kunnan toiminnan kehittämisseminaareja noin neljä kertaa vuodessa. Lisäksi kunnan luottamushenkilöt luottamustehtävien hoitamiseksi matkustavat säännöllisesti. Kunnan oppilaitokset tekevät retkiä ja matkoja, ja kunnan palveluksessa oleva henkilöstö matkustaa mm. virantoimituksen ja koulutusten yhteydessä. Myös ystävyyskuntatoiminnassa matkustetaan puolin ja toisin tapaamassa seitsemän eri ystävyyskunnan edustajia.

Tällä hetkellä matkustus- ja kokousjärjestelyt on hoitanut kukin taho parhaaksi katsomallaan tavalla kunnan hankintaohjeiden mukaisesti. Tilaajaa sitomaton arvio valtuuston ja kunnanhallituksen matkatoimistopalveluiden kustannuksista on vuositasolla noin 24 000 euroa per seminaari, luottamushenkilöiden matkustukseen arvioidaan kuluvan noin 8 000 euroa vuodessa. Kasvatus- ja sivistystoimen toimialalla opetukseen liittyviä oppilaiden opintomatkoja ulkomaille tehdään erilaisten projektien ja hankkeiden kautta, kansainvälinen opiskelijavaihto on myös lisääntymässä lähivuosina. Näiden kustannukset arvioidaan olevan noin 30 000 euroa vuositasolla. Kunnan henkilöstön matkustuskustannuksia arvioidaan olevan noin 10 000 euroa vuositasolla.

Yhteishankintayksikkö

KL-Kuntahankinnat Oy on Suomen Kuntaliitto ry:n omistama hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö. Kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia KL-Kuntahankintojen kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.

Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.

Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.

KL-Kuntahankinnat Oy tarjoaa yhteishankintatoimintoja. Näin ollen kunta voi halutessaan liittyä KL-Kuntahankintojen tulevaan tarjouskilpailuun ja sen perusteella solmittaviin sopimuksiin.

Matkatoimistopalvelut KLKH 147

KL-Kuntahankinnat Oy on kilpailuttamassa matkustuspalveluiden puitesopimusta tarkoituksenaan julkaista tarjouspyyntö syyskuussa 2018. Sopimuksen on tavoitteena astua voimaan helmikuussa 2019, sopimuskausi on 2/2019–2/2023. KL-Kuntahankinnat kerää sitoutumisilmoituksia 31.8.2018 saakka. Ilmoittamalla sitoumuksensa Tuusulan kunnan on mahdollista vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön ja saada sopimukseen kunnan edun mukaisia ehtoja.

KL-Kuntahankintojen sopimus tulee sisältämään liikematkustuksen matkatoimistopalvelut, ryhmämatkojen sekä kokous- ja tapahtumajärjestämisen matkatoimistopalvelut. Matkatoimiston kautta on varattavissa vähintään kotimaan ja ulkomaan lennot, hotellit, junat, autot ja laivamatkat.

KL-Kuntahankintojen asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta.

KL-Kuntahankinnat ei veloita asiakkaitaan palveluistaan, vaan kattaa kulunsa toimittajalta perittävällä palvelumaksulla. KL-Kuntahankintojen palvelumaksu on 1,5 % ostojen arvosta ja se laskutetaan toimittajalta.

Hyödyt Tuusulan kunnalle

Liittymällä KL-Kuntahankinnat Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu.

Matkatoimistopalvelu sisältää:

  • Matkojen varaamisen asiakaspalvelun, itsevarausjärjestelmän tai mobiilisovelluksen kautta
  • Lippujen ja varausten peruutukset sekä muutokset
  • Yritys- ja matkustajaprofiilien hallinnan
  • Viisumit
  • Sähköisen itsevarausjärjestelmän sekä koulutuksen ja opastuksen järjestelmän käyttöön
  • Kriisi- ja poikkeustilanteisiin liittyvät palvelut
  • Palvelun käyttöönoton ja kehittämiseen liittyvää asiantuntijatyötä
  • Muita matkoihin liittyviä toimenpiteitä
  • Ryhmämatkojen, kokousten ja tapahtumien järjestämisen

Hyötyjä tilaajalle ovat muun muassa:

  • Matkavaraukset tehdään organisaation matkustussäännön mukaisesti
  • Matkat saa laskulle tai matkatilille
  • Omien ja matkatoimiston sopimushintojen (esim. hotellit, lennot) hyödyntäminen
  • Luotettavaa varaamista ja informaatiota keskitetysti
  • Tehostaa asiakkaan prosesseja
  • Päivystyspalvelu 24/7, jonka kautta apua matkajärjestelyihin poikkeus- ja kriisitilanteissa.
  • Matkustuksen ja ostoeurojen seuranta monipuolisen raportoinnin avulla

Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.

Toimivalta

Tuusulan kunnanvaltuuston 4.9.2017 § 159 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan kunnanhallitus päättää kunnan yhteisistä hankinnoista, joiden arvo ylittää 200 000 euroa.

Ehdotus

Esittelijä

  • Harri Lipasti, kansliapäällikkö, harri.lipasti@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää, että

  • Tuusulan kunta liittyy KL-Kuntahankinnat Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun matkatoimistopalveluista ja tarjouskilpailun perusteella solmittaviin sopimuksiin (KLKH 147) koko sopimuskaudeksi (arvio 02/2019 – 02/2023).
  • kansliapäällikkö allekirjoittaa KL-Kuntahankinnat Oy:lle toimitettavan sitoumuksen yhteishankintaan liittymisestä koskien matkatoimistopalveluiden hankintaa.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

toimialat, Inkeri Kontiola, Sari Tampio, Mia Kontio-Kaskikallio