Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunnan tilavarausjärjestelmän kilpailuttaminen linkittyy tiiviisti kunnan strategian toimeenpanoon. Tuusulassa asukkaat ja yhteisöt nähdään aktiivisina toimijoina, ja heidän omaehtoista tekemistään tuetaan ja mahdollistetaan eri tavoin mm. tilojen, avustusten, koulutusten ja vaikuttamisen mahdollisuuksien keinoin. Näemme kunnan asukkaiden ja yhteisöjen alustana. Kunnan hallinnoimia tiloja halutaan avata yhä laajemmin yhteiskäytölle. Tilojen ja muiden resurssien käyttöastetta halutaan nostaa ja tätä tavoitetta tukee avoin ja saavutettava tilojen ja muiden resurssien varausjärjestelmä. Tuusula tarjoaa tällä hetkellä asukkaiden ja yhteisöjen käyttöön noin 200 varattavaa tilaa ja varauskohteiden määrää on tavoitteena edelleen kasvattaa.
Tämän hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan tilavarausjärjestelmän (SaaS) käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelu sekä järjestelmän jatkokehittämiseen liittyvä asiantuntijapalvelu. Hankittavan SaaS-kokonaispalvelun tulee olla resurssien varaamiseen suunnattu tuotteistettu valmissovellusratkaisu, joka on mahdollista sovittaa vastaamaan Tuusulan tarpeita.
Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) tarkoittaa Tilavarausjärjestelmän ja sen käyttöoikeuksien toimittamisen ohjelmistopalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän edellyttämistä konesali-ja kapasiteettipalveluista.
Tilavarausjärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa valmistuotteeseen perustuvan tilavarausjärjestelmän kiinteähintaista käyttöönottoa Tuusulan kunnassa tämän hankinnan vaatimusten mukaisessa laajuudessa. Käyttöönottoa voi edeltää valmistuotteen sovittaminen tai kehittäminen Tuusulan kunnan tarpeita vastaavaksi.
Tuki- ja ylläpitopalvelun tavoitteena on sujuva palveluprosessi, joka varmistaa laadukkaan ja hallitun asiakas-ja käyttäjäkokemuksen.
Asiantuntijapalvelun tavoitteena on mahdollistaa järjestelmän kehittäminen uusien tarpeiden mukaisesti. Asiantuntijapalvelulla ei kuitenkaan tarkoiteta valmistuotteen normaalia jatkuvaa kehittämistä.
Tuleva tilavarausjärjestelmä kattaa mm. varausportaalin, laskutuksen, raportoinnin, laajat hallinnointityökalut ja käyttöoikeushallinnan, lisäksi se integroituu Tuusulan keskeisiin taustajärjestelmiin, kuten lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmään. Haettava järjestelmä mahdollistaa kuntalaisten entistä itsenäisemmän asioinnin ja tukee kunnan varattavien tilojen määrän laajentamista sekä käyttöasteen kohottamista.
Hankinnan arvioitu arvo sopimuskaudelta on noin 230 000 euroa ilman arvonlisäveroa (hankintalain mukainen ennakoitu arvo 4 vuodelle).
Hankintamenettely
Hankinnasta käytiin markkinavuoropuhelua useampi kierros alalla toimivien yritysten kanssa hankinnan kohteen määrittelystä ja sopimusehdoista ennen tarjouspyynnön julkaisua.
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU- kynnysarvon.
Tarjouskilpailua koskeva EU-hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin 18.12.2024 ilmoituskanavissa Hankintailmoitukset.fi tunnisteella 2024-018300 ja EU:n virallisessa julkaisussa Tenders Electronic Daily (TED) tunnisteella 780710-2024. Hankintamenettelynä oli avoin menettely.
Kysymyksiä hankinnasta sai esittää 13.1.2025 klo 12.00 mennessä. Kysymyksiä saatiin ja niihin vastattiin kaikille yhteisesti tarjouspalvelu portaalin kautta 17.1.2025.
Tarjousten käsittely
Tarjousten avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten käsittely ennen vertailua on kolmivaiheinen,ensin avataan saapuneet tarjoukset ja tämän jälkeen tarkistetaan tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuusehtojen täyttyminen. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään ja vaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan tarjousvertailuun.
Tarjouksia saatiin määräaikaan 28.1.2025 klo 12:00 mennessä kaksi kappaletta,Timmi Software Oy ja Enkora Oy Ltd. Tarjoukset avattiin suljetussa tilaisuudessa 28.12025 klo 13.35. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei ollut.
Molemmat tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt tarjoajaa koskevat kelpoisuusvaatimukset.
Molemmat tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Enkora Oy Ltd kanssa pidettiin tarjouksen selonottoneuvottelut tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden varmistamiseksi. Tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi ja voitiin ottaa mukaan tarjousten vertailuun.
Tarjousvertailu
Esikarsinta
Hankintailmoituksessa kerrottiin, että tarjouksista tehdään esikarsinta ja esikarsintaan valittujen kesken tehdään tarjousten lopullinen arvio.
Esikarsintavaiheessa valittiin jatkoon ne tarjouspyynnön minimivaatimukset täyttävät tarjoukset,jotka olivat saaneet eniten pisteitä esikarsinnassa ja joiden keskinäiset piste-erot olivat alle tai tasan 25 pistettä. Esikarsinnan maksimipistemäärä on 75 pistettä. Pisteitä saa hinnasta (max. 35 pistettä) ja laadusta (max. 40 pistettä).
Lopullinen arvio
Molemmat tarjoajat valittiin esikarsintavaiheesta jatkoon. Tarjoajat saivat 7.2.2025 kutsun käytettävyysarvioon, joka otettiin huomioon tarjousten lopullisissa laatupisteissä. Käytettävyysarvioinnista voi saada max. 25 pistettä. Arviointitilaisuudet järjestettiin 10.-14.2.2025 välisenä aikana.
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa vertailuperusteena käytetään parasta hinta/laatu -suhdetta tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti.
HINTA, painoarvo 35 %
Vertailukriteerinä on tarjoajan Liite 5, Hintalomake antamien yksikköhintojen perusteella automaattisesti laskettu Vertailuhinta. Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa vertailuun 35 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 35.
LAATU
V2 ja V3 pisteet,painoarvo 25 %
Vertailukriteerinä ovat tarjoajan Liite 4, Vaatimuslomake välilehdille 1-6 antamat vastaukset V2-ja V3 -vaatimuksiin vaatimusliitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti.
V2 (Tärkeä) tarkoittaa, että tarjouksen ei ole pakollista täyttää esitettyä vaatimusta (tavoitetta), mutta se on tavoiteltavaa. V2 pisteytetään sen mukaisesti vastaako tarjoaja siihen Kyllä, Osittain tai Ei.
V3 (Toivottava) tarkoittaa, että tarjouksen ei ole pakollista täyttää esitettyä vaatimusta (tavoitetta), mutta vaatimuksen täyttyminen olisi toivottavaa. V3-vaatimukset pisteytetään sen mukaisesti vastaako tarjoaja siihen Kyllä, Osittain tai Ei.
Tämän vertailukriteerin vertailussa lasketaan Tarjoajan saamat pisteet V2-ja V3 - vaatimuksista yhteen, josta muodostuu tarjouksen vaatimuspisteet. Raakapisteiden maksimi on 479 pistettä.
Vaatimuspisteet muunnetaan vertailukriteeripisteiksi kaavalla V2 ja V3- vaatimuspisteet /maksimipisteet (479) x 25 (painotus).
Asiakastyytyväisyyskysely, painoarvo 7,5%
Vertailukriteerinä on Liitteessä 9 tarkemmin kuvattu asiakastyytyväisyyskysely ko. liitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti. Asiakastyytyväisyyskyselyn raakapistemäärä muodostetaan arviointikohteille annettujen arviointipisteiden summasta. Pisteitä voi saada enintään 20 p / vastattu referenssikohde, joten maksimipisteet kolmesta referenssikohteesta on yhteensä 60 pistettä.
Asiakastyytyväisyyskyselyn vertailukriteeripisteet lasketaan kaavalla asiakastyytyväisyyden arviointipisteet/asiakastyytyväisyysarvioinnin maksimipisteet (60) x 7,5 (painotus).
Projektisuunnitelma, painoarvo 7,5%
Vertailukriteerinä on liitteessä 12 tarkemmin kuvattu projektisuunnitelma ko. liitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti. Projektisuunnitelman raakapistemäärä muodostetaan arviointikohteille annettujen arviointipisteiden summasta. Pisteitä voi saada enintään 35 p.
Projektisuunnitelman vertailukriteeripisteet lasketaan kaavalla projektisuunnitelman arviointipisteet/projektisuunnitelma-arvioinnin maksimipisteet (35) x 7,5(painotus).
Käytettävyysarviointi, painoarvo 25 %
Vertailukriteerinä on liitteessä 8.1 tarkemmin kuvattu käytettävyysarviointi ko. liitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti.
Käytettävyyden vertailukriteeripisteet muodostetaan arviointikohteille annettujen arviointipisteiden summasta. Kustakin arviointikohteesta on mahdollista saada 1-4 pistettä per käyttötapaus. Arviointikohteita on 6 kpl, jonka lisäksi arvioidaan yleistä käytettävyyttä. Näin ollen arviointipisteiden maksimi voi olla 112 pistettä.
· Käyttötapaus 1: Varauksen tekeminen ja maksaminen
· Käyttötapaus 2: Omat tiedot ja varaukset
· Käyttötapaus 3: Varaushakemusten ja varauksien käsittely
· Käyttötapaus 4: Varausten hallinta
· Käyttötapaus 5: Tilojen,varusteiden ja palveluiden hallinta
· Käyttötapaus 6: Asiakastietojen hallinta
Käytettävyyden vertailupisteet lasketaan kaavalla käytettävyyden arviointipisteet /käytettävyysarvioinnin maksimipisteet (112) x 25 (painotus).
Tarjoajien lopulliset pisteet ja sijoittuminen
Tarjoajan yllämainitut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen.
Hankinnassa valitaan toimittajaksi eniten pisteitä saanut tarjoaja ja varatoimittajaksi toiseksi eniten pisteitä saanut tarjoaja.
Alla taulukko, jossa kunkin tarjoajan vertailuhinta,laatuvertailussa saadut pisteet sekä pisteiden perusteella sijoitus.
Pisteytystaulukko
|
|
Enkora Oy Ltd
|
Timmi
Software Oy
|
|
TARJOAJAN VERTAILUHINTA, EUROA
|
254 600,50
|
384 028,26
|
|
HINNAN
VERTAILUKRITEERIPISTEET
|
35,00
|
23,20
|
|
V2- JA V3-VAATIMUSPISTEET
|
456
|
394
|
|
V2- JA V3-VAATIMUSTEN
VERTAILUKRITEERIPISTEET
|
23,80
|
20,56
|
|
ASIAKASTYYTYVÄISYYDEN ARVIOINTIPISTEET
|
47
|
38
|
|
ASIAKASTYYTYVÄISYYDEN
VERTAILUKRITEERIPISTEET
|
5,88
|
4,75
|
|
PROJEKTISUUNNITELMAN ARVIOINTIPISTEET
|
23
|
33
|
|
PROJEKTISUUNNITELMAN
VERTAILUKRITEERIPISTEET
|
4,93
|
7,07
|
|
KÄYTETTÄVYYSARVIOINNIN
ARVIOINTIPISTEET
|
80
|
76
|
|
KÄYTETTÄVYYSARVIOINNIN
VERTAILUKRITEERIPISTEET
|
17,86
|
16,96
|
|
KOKONAISARVOSANA
|
87,46
|
72,55
|
|
SIJOITUS
|
1
|
2
|
Hankinnan kohteen toimittajaksi valitaan Enkora Oy Ltd, jonka tarjous on tehdyn vertailun perusteella hinta-laatusuhteeltaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Varatoimittajaksi valitaan Timmi Software Oy.
Tarkemmat perustelut toimittajien pisteytyksestä on kuvattuna liitteenä olevissa julkisissa laatupisteytystaulukoissa (Liite 1, Projektisuunnitelma perustelumuistio ja Liite 2, Käytettävyysarviointi perustelumuistio). Kullekin tarjoajalle liitteenä on myös tarkempi selvitys käytettävyysarvioinnin yleisen käytettävyyden pisteytyksen perusteluista.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Valitun toimittajan kanssa tehdään erillinen kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.
Toimivalta
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan lautakunta/kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo on vähintään 300 000 euroa.
Lisätiedot:
Katja Repo, katja.repo@tuusula.fi, puh 040 314 3048