Perustelut
Projektin kuvaus ja tavoitteet
Tuusulan kunta haluaa kehittää talousarvioprosessiaan mahdollisimman automaattiseksi, ja jakaa sen nykyistä modernimmalla tavalla. Talousarvioprosessi on yksi keskeisimpiä kunnan johtamisen prosesseja, ja tähän prosessiin sisältyy paljon manuaalisia vaiheita liittyen tiedon syöttämiseen eri excel ja word pohjiin. Valtiovarainministeriö on myöntänyt Tuusulan kunnalle ja muille hakemuksessa mainituille kunnille (Mäntsälä, Porvoo) enintään 127.500 euroa, talousarvioprosessin automatisointiin ja talousarvioesityksen jakoon moderneilla työkaluilla (päätös avustuksesta kuntien digitalisaation yhteishankkeisiin).
Yhteisprojektissa pyritään optimoimaan talousarvioprosessi teknisesti ja samalla vaikuttaen henkilötyön määrään. Tavoitteena on saada aikaan automatisoitu dokumentti, mihin taulukot ja kuvaajat päivittyvät automaattisesti raportoinnista, sekä dokumentissa on tekstin syöttömahdollisuus hyödyntäen määriteltyä työkalua. Projektissa halutaan myös ratkaisu talousarvioesityksen jakamiseen sisältäen visuaalisen ja helposti luettavan version. Tällä hetkellä talousarviokirja on tuotu nettisivustolle liitteenä.
Tavoitellut hyödyt
Talousarvioprosessin automatisoidumpi toimintamalli uudistaa toimintatapoja ja tehostaa talousarvioprosessia. Automaation avulla säästetään työaikaa rutiinityöstä, ja vapautunutta resurssia voidaan käyttää enemmän kehittämistyöhän, ja tiedon analysointiin. Lisäksi projektin jälkeen ei välttämättä tarvita nykyistä määrää eri työkaluja nykyiseen verrattuna. Projektissa hyödynnetään mahdollisia muiden kuntien vastaavia hankkeita, ja otetaan niistä mahdollisia oppeja hyödynnettäväksi.
Projektissa toteutettavaa toimintamallia voidaan monistaa muiden kuntien käyttöön. Projektin aikana saadaan tulos vaadittavista toimenpiteistä automatisoidumman talousarvioprosessin ja sen julkaisun osalta. Pidemmällä tähtäimellä ratkaisua voidaan laajentaa käsittämään myös esimerkiksi tilinpäätöksiin, kuukausiraportointiin, osavuosikatsauksiin, henkilöstökertomukseen tai muuhun julkaistavaan raportointiin liittyen.
Projektissa halutaan myös ratkaisu talousarvioesityksen jakamiseen sisältäen visuaalisen ja helposti luettavan version. Kuntalaisen on projektin jälkeen helpompi seurata oman kunnan toimintaa, kun talousarviokirja voidaan jakaa kunnan sivuilla pelkän liitteen sijaan sivuille upotettuna. Näin ollen mobiilikäyttökin on helpompaa.
Taloussuunnittelupäällikkö Sanna Senelius-Piiparinen antaa kokouksessa tilannekatsauksen projektista.
Päätös
Merkittiin tiedoksi.
Sanna Senelius-Piiparinen selosti asiaa.