TUUDno-2023-2235
Thinking portfolio Oy toimittaa Tuusulan kunnan nykyisen salkunhallinnan järjestelmäkokonaisuuden. Järjestelmän vanhentunut versio ei tue kunnan strategista johtamista tarvittavalla tavalla. Järjestelmän tuottaja on ilmoittanut, että tavoiteltu kehittäminen on mahdollista versiopäivityksen kautta ilman että nykytietoja menetetään. Järjestelmän toimittajalla on yksinoikeus järjestelmäympäristön kehittämiseen, ylläpitoon ja muokkaamiseen.
Kokonaan uuteen järjestelmään siirtyminen aiheuttaisi nykyisten kehittämiseen tehtyjen panostusten menettämisen. Edellä kuvatun kehittämistyön avaaminen kilpailulle tarkoittaisi käytännössä koko järjestelmäkokonaisuuden uudelleen hankintaa, mikä olisi sekä toiminnallisilta että taloudellisilta vaikutuksiltaan kohtuutonta hankintayksikölle.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki 1397/2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan keinotekoisesta kaventamisesta.
Edellä todetuin perustein muita vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole mahdollista käyttää. Hankintamenettelyksi on valittu suorahankinta.
Tuusulan kunnan hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan yhteisten palvelujen hankinnat -palveluyksikön esimies päättää yhteisistä hankinnoista, joiden arvo alittaa 200 000 euroa.
Tuusulan kunnalla on voimassa hankintapäätös (TUUDno-2018–1683) salkunhallinnan järjestelmäkokonaisuudesta Thinking portfolio Oy:ltä. Salkunhallinta kyseisessä järjestelmässä on tapahtunut vuodesta 2019 alkaen ja se toimii kuntaorganisaation strategisen johtamisen vakiintuneena tietopohjana. Nykyisessä salkkujärjestelmässä hoidetaan kunnan kehittämissalkun sekä tavoitesalkun hallintaa.
Salkkujärjestelmän käyttöönoton jälkeen on tunnistettu vaadittuja muutostarpeita, joihin järjestelmän nykyominaisuudet eivät vastaa. Muutostarpeet järjestelmän toiminnallisuuden ja käyttöliittymän kehittämiseksi eivät olleet ennakoitavissa alkuperäistä hankintapäätöstä tehtäessä. Nykyinen järjestelmätoimittaja Thinking portfolio Oy on ilmoittanut kunnan salkunhallinnan palvelun toimivan vanhassa käyttöympäristössä, jonka kehittämiselle ei ole perusteita. Kehittäminen voidaan toteuttaa siirtymällä uuden ympäristön alle ilman, että nykytietoja menetetään. Järjestelmän toimittajalla on yksinoikeus järjestelmäympäristön kehittämiseen, ylläpitoon ja muokkaamiseen.
Tämä suorahankintailmoitus koskee tunnistettujen muutosten toteuttamista ja tilaamista lisätöinä nykyisen järjestelmän toimittajalta. Thinking Portfolio Oy on tehnyt tarjouksen salkunhallinnan päivittämisestä uuden monisalkkuympäristö HUB:n alle. Tarjous sisältää riskienhallinnan eriyttämisen omaan salkkuunsa. Hankinnan arvo on HUB-ympäristön käyttöönottoprojektin osalta noin 20 000 € ja järjestelmän jatkuvat kustannukset 1 650 €/kk. Lisäksi vuotuisten kehittämiskustannusten suuruudeksi on arvioitu 5 000 €.
Hankintayksikkö on käynyt markkinavuoropuhelua alan toimittajien kanssa kuullen markkinoiden vastaavista tuotteista. Tehdyssä vuoropuhelussa ei ole havaittu taloudellisia tai toiminnallisia perusteluja avata hankintaa kilpailutukselle nykyisen sopimuksen ollessa voimassa. Kunnan strategisen johtamisen oleellinen tukifunktio häiriintyisi, mikäli järjestelmäkokonaisuus jouduttaisiin rakentamaan täysin uuteen järjestelmään.
Sopimuksen voimaantulo
Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Palveluntuottajan ja tilaajan kanssa tehdään erillinen kirjallinen sopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.
Lisätiedot
Ada Pentinmikko, ada.pentinmikko@tuusula.fi; tel. 040 314 4001
Päätän hankkia Thinking Portfolio -salkunhallinnan palvelun päivityksen monisalkkuympäristö HUB-alustalle
Käyttöönottokustannukset 12 500 € tavoite- ja kehittämissalkun osalta sekä 7 500 € riskisalkun osalta. Jatkuvat kustannukset salkkujen osalta ovat 1 650 €/kk ja arvioidut vuotuiset kehityskustannukset 5 000 € (alv 0%).