Kunnanhallitus, kokous 25.9.2023

Perustelut

Kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluntuottajana toimii Sarastia Oy. Sarastia Oy syntyi vuonna 2019 KuntaPro Oy:n ja Taitoa Oy:n yhdistyttyä. Sarastia on valtakunnallinen toimija, sen palveluksessa on yli 900 työntekijää ja sillä on 290 omistajaa. Yhtiö tuottaa tukipalveluja kunnille ja kuntaomisteisille yhteisöille. 

Tuusulan kunta on ollut yhtiön asiakas ja omistaja vuodesta 2014, jolloin kunta ryhtyi hankkimaan henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja KuntaPro Oy:ltä. Kunta ulkoisti palkanmaksupalvelut, kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran sekä maksuliikenteen hoitamisen sekä em. tehtäviin liittyvän viranomaisraportoinnin kesäkuusta 2014 alkaen KuntaPro Oy:lle (Sarastia 2019 -). Sarastia tarjoaa palveluna kunnan käyttöön henkilöstö- ja taloushallinnossa tarvittavat keskeiset tietojärjestelmät.

Kunnan perusteet henkilö- ja talouspalvelujen siirtämiselle Sarastia Oy:lle vuonna 2014 liittyivät käytössä olleiden tietojärjestelmien vanhentumiseen, palvelutason parantamiseen moderneja tietojärjestelmiä hyödyntämällä, oman henkilökunnan haavoittuvuuteen sekä parempaan tuottavuuteen ja mittakaavaetujen hyödyntämiseen. Asetettuja laatu- ja tuottavuustavoitteita ei ole kaikilta osin saavutettu.

Palvelutuotannon vaihtoehdot

Mikäli Tuusulan kunta jää Sarastia Oy:n asiakkaaksi, on kunnalla edessä siirtyminen vuoden 2024 alusta alkaen Sarastian S365 talousjärjestelmään. S365 on toiminnoiltaan osin keskeneräinen ja käyttäjäkuntien järjestelmästä antama palaute on ollut hyvin kriittistä. Mahdollinen järjestelmän vaihdos sitoisi kunnan Sarastian asiakkaaksi useammaksi vuodeksi. Tässä tilanteessa on ollut tarkoituksenmukaista arvioida Sarastialta palveluita ja selvittää muita vaihtoehtoja kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen järjestämiseksi. 

Kunnan on edelleen jatkossa tarkoituksenmukaista järjestää talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tarvittavine tietojärjestelmineen yhteistyössä ulkoisen palveluntuottajan kanssa, niin palveluiden laadun, kustannustehokuuden kuin myös riskienhallinnan näkökulmasta. 

Eri palveluntuottajien vertailun mahdollistamiseksi kunnassa käynnistettiin markkinavuoropuhelu talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tarjoavien potentiaalisten toimijoiden kanssa. Kunta järjesti vuosina 2021 - 2022 palveluntuotannon esittelyt viiden eri yhtiön kanssa. Arvioidut toimittajat olivat Accountor Oy, Kuntalaskenta Oy sekä kunnille inhouse-periaatteella palveluja tuottavat Monetra Oy, Kuntien Heta-palvelut Oy ja Provincia Oy. Kunta järjesti yhtiöiden kanssa kattavat palveluiden esittelytilaisuudet.

Palveluntuottajien vertailu tehtiin palveluiden kattavuuden ja laatutekijöiden perusteella. Laatutekijöiden arviointi tapahtui markkinavuoropuhelun aikana saatujen tietojen ja yhtiöiden esittelyjen perusteella. Laatutekijöiden arviointi tehtiin valmisteluun osallistuneiden viranhaltijoiden näkemyksen perusteella.

Accountor Oy:llä ei ollut tarjolla kattavaa ja kunnan tarpeisiin vastaavaa kokonaisratkaisua. Pienehköihin kuntiin keskittyneiden Kuntalaskenta Oy:n ja Kuntien Heta-palvelut Oy:n resurssit osoittautuivat liian pieniksi Tuusulan kokoiselle kunnalle. Myöskään Provincia Oy:lla ei näyttänyt olevan realistista mahdollisuutta ottaa Tuusulan asiakkaaksi, mm. näköpiirissä olleen talousjärjestelmän uusimisen vuoksi. 

Ainoaksi realistiseksi vaihtoehdoksi Sarastialle osoittautui Monetra Oy, jonka kanssa päätettiin jatkaa selvitystyötä. Monetra on kuntaomisteinen konserni, jonka ovat perustaneet Oulun, Tampereen, Kuopion ja Jyväskylän kaupungit sekä neljä sairaanhoitopiiriä. Monetra-konsernin alueyhtiöt tuottavat asiakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut, kuten henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelut, kirjanpito- ja raportointipalvelut, myyntilaskutus- ostolaskupalvelut, maksuliikennepalvelut sekä matkustuspalvelut. 

Tällä hetkellä Monetra Oulu Oy:ssa työskentelee jo yli 700 henkilöä ja koko konsernissa yli 1200 henkilöä. Tuusulan mahdollinen tuleva asiakkuuden hoito ja palvelutuotanto järjestettäisiin Monetra Oulu Oy:n toimesta.

Sarastian ja Monetran laatuvertailu

Sarastian ja Monetran välillä suoritettiin palveluntuottajien laatu-kustannusvertailu. Tuusula tuntee Sarastian palvelut perinpohjaisesti pitkäaikaiseen ja monipuoliseen asiointiin perustuen. Monetra on esitellyt palveluitaan eri asiantuntijoiden voimin useaan otteeseen vuosien 2022 ja 2023 aikana.

Lisäksi kunta haastatteli yhteensä yhdeksää eri referenssiasiakasta eri asiantuntijakokoonpanoilla. Kaksi haastatteluista kohdistui Sarastia S365 palveluita käyttäviin asiakkaisiin ja seitsemän haastattelua Monetra Oy:n palveluita käyttäviin asiakkaisiin.

Palveluiden laajuuden ja laadun hahmottamiseksi laadittiin kokonaispalvelun soveltuvuuden ja laadun vertailu. Vertailu perustuu Tuusulan omiin asiakaskokemuksiin Sarastian palveluista, molempien yhtiöiden asiantuntijoiden esittelyihin sekä asiakasreferensseihin. Vertailussa arvioitiin molempien yhtiöiden osalta tällä hetkellä käytössä olevia palveluita ja tietojärjestelmiä. Vertailu koostuu seuraavasta neljästä osiosta:

• IT-arkkitehtuuri, tietojärjestelmät ja teknologiat
• Kehittämisen johtaminen, palvelunhallinta ja resursointi
• HR-palvelut
• Talouspalvelut

Kukin edellä mainituista osioista koostui noin kymmenestä kriteeristä, jotka kukin pisteytettiin saatuihin tietoihin ja sekä Tuusulan kunnan ja muiden kuntien kokemuksiin pohjautuen. 

Monetran palveluiden laatu ja kattavuus arvioitiin kaikissa osioissa Sarastiaa paremmiksi. Erityisesti Kehittämisen johtaminen, palvelunhallinta ja resursointi sekä Talouspalvelut osioissa Monetra erottui selvästi kilpailijastaan. Monetra palveluiden kehittäminen on paremmin johdettu ja resursoitu. Monetra toimii saatujen asiakaskommenttien perusteella Sarastiaa asiakaslähtöisemmin. Monetran asiakkailla on myös käytettävissään kehittyneemmät ratkaisut talousprosessien automatisointiin.

Sarastian ja Monetran hintavertailu

Vertailu perustuu Sarastian osalta yhtiön Tuusulan kunnalle toimittamaan palveluhinnastoon vuodelle 2023 sekä vuodelle 2023 arvioituihin ostopalveluiden määriin. Monetran osalta on otettu huomioon yhtiön antama alustava arvio käytettävien tietojärjestelmien ja palvelun käyttöönoton kustannuksista sekä käyttöönoton jälkeisen jatkuvan palvelun hinnasto.

Monetran jatkuvan palvelun hinta vuodelle 2023 on Sarastiaa edullisempi. Kun huomioon otetaan Monetran palveluiden mahdollinen käyttöönoton kustannus siten, että kustannukset jaksotetaan neljän vuoden jaksolle, asettuisi arvioitu yhtiöiden vuotuinen kustannus vuodesta 2024 alkaen samalle tasolle, noin 1,1 milj. euroon/vuosi.

Monetran valinta Tuusulan kunnan palveluntuottajaksi

Tuusulan kunnan henkilöstö- ja talouspalveluiden palveluntuottajaksi ehdotetaan valittavan Monetra Oulu Oy. Suoritetun laadullinen ja kustannusvertailu tukevat palveluntuottajan vaihdosta. Nykyisen palveluntuottajan palvelusopimuksessa määritellyn palvelun 12 kuukauden irtisanomisaikana on mahdollista käynnistää palvelutuotannon siirto uudelle palveluntuottajalle ja järjestää uusien tietojärjestelmien käyttöönotto. Tarkempi käyttöönoton aikataulu täsmentyy Sarastian ja Monetran kanssa käytävissä jatkoneuvotteluissa.

Palveluntuottajan ja käytettävien tietojärjestelmien vaihtaminen talous- ja palkanmaksupalveluissa on mittava toimenpide, jonka toteuttamiseen tulee varautua mm. huolellisella aikataulusuunnittelulla ja työmääräarvioilla sekä riittävillä henkilöresursseilla. Palveluntuottajan vaihtamisen liittyviä riskejä hallitaan hyvällä projektisuunnittelulla, hyviä projektinjohtamisen käytänteitä noudattaen. Erityisesti huomiota tulee kohdistaa henkilöstön riittävään osallistamiseen, viestintään ja uusien tietojärjestelmien kouluttamiseen.

Tuusulan kunnan hankintayksikkönä ei tarvitse kilpailuttaa hankintojaan hankintalainsäädännön mukaisesti, mikäli se tekee hankinnan hankintalaissa tarkoitetusta sidosyksiköltään. Sidosyksikkövaatimus täyttyy sillä, että Tuusulan kunta tulee omistamaan Monetra oy:tä ja muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yhtiössä samalla tavalla kuin omiin toimipaikkoihinsa. Tuusulan kunnan tulee hankkia yksi Monetra Oy:n osake (hinta 1 290 euroa) ja osallistua yhtiön hallintoon. Molemmat osapuolet päättävät osakkeen merkinnästä omissa päätöksentekoelimissään.

Kunta laatii palvelusopimuksen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista Monetra Oulu Oy:n kanssa ja määrittää vastuunjakotaulukon, minkä mukaan toimitaan kunnan ja Monetran kesken.

Perustelut

Kunnanhallitus on kokouksessaan 13.2.2023 § 57 tehnyt päätöksen irtisanoa Sarastia Oy:n taloushallinnon ja palkanmaksupalvelun palvelusopimukset, hankkia Monetra Oulu Oy:n osake ja käynnistää sopimusneuvottelut Monetra Oulu Oy:n kanssa henkilöstö- ja talouspalveluiden palvelusopimuksesta. Osakekaupan myötä Tuusula on Monetra Oulu Oy omistaja ja in-house -asemassa suhteessa yhtiöön ja voi ostaa sen palveluja.

Tuusulan ja Monetra Oulu Oy:n välisissä sopimusneuvotteluissa on laadittu palvelusopimus jatkuvista palveluista, jotka alkavat 1.4.2024. Lisäksi on laadittu erillinen toimitussopimus, jossa sovitaan käyttöönottoprojektista.

Palvelukokonaisuus sisältää talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita oheispalveluineen, jotka on eritelty palvelusopimuksen liitteenä olevassa palvelukuvauksessa. Käyttöönottoprojektin sisältö on kuvattu toimitussopimuksen liitteenä olevassa projektisuunnitelmassa.

Sopimusneuvotteluiden aikana on selvitetty myös useiden palveluoptioiden soveltuvuutta Tuusulan käyttötarpeisiin. Näistä päätetään erikseen syksyllä 2023. Samoin jatkuvien palveluiden tuottamiseen liittyvä vastuumatriisi on vielä luonnoksena ja se tarkennetaan kunnan ja Monetran yhteistyössä syksyllä 2023.