Perustelut
Tausta
Tuusulan kunnalla ei ole puitesopimusta kokous- ja tapahtumapalveluiden järjestämisestä, vaan palveluja on tilattu tarpeen mukaan kunkin tapahtuman erityistarpeet huomioon ottaen. Kunnalla on paikallisten palveluntarjoajien kanssa sopimuksia esimerkiksi kokoustilojen vuokraamisesta ja kokoustarjoiluista.
Tuusulan kunnan toimialueet järjestävät toimialueen esihenkilöiden ja johtoryhmien kehittämispäiviä muutamia kertoja vuodessa sekä kerran vuodessa lautakuntien kehittämispäiviä. Sivistyksen toimialueen vuotuinen tilaajaa sitomaton arvio hankinnan arvosta on noin 50 000 euroa (alv 0 %). Arvio sisältää. kokouspaketit, joko puolipäiväiset, kokopäiväiset tai kokouspaketit yöpymisellä. Kasvun ja ympäristö toimialueen vuotuinen tilaajaa sitomaton arvio hankinnan arvosta on noin 20 000 euroa (alv 0%).
Kuntatoimialalla järjestetään kunnanhallituksen ja valtuuston seminaareja, itsenäisyyspäivän iltajuhla kerran vuodessa, johtoryhmän kehittämispäivät viisi kertaa vuodessa sekä johtoryhmien yhteiskokoukset viisi kertaa vuodessa. Kuntatoimialan vuotuinen tilaajaa sitomaton arvio hankinnan arvosta on noin 170 000 euroa (alv 0%).
Yhteishankintayksikkö
Julkisten hankintojen osaaminen on syyskuun 2019 alusta koottu yhteen yhtiöön. Jatkossa kaikki julkishallinnon yhteishankinnat kilpailuttaa Hansel Oy. Omistus- ja yritysjärjestelyn myötä Hansel Oy:n omistajat ovat 2.9.2019 alkaen valtiovarainministeriö (65 %) ja Suomen Kuntaliitto ry (35 %).
Hansel Oy on hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia sen kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Kokous- ja tapahtumapalvelut 2024–2026 (2028)
Hansel Oy valmistelee kilpailutusta kokous- ja tapahtumapalveluista valtakunnallisesti sopimuskaudelle 1.4.2024 - 31.3.2026 (2028). Hankintamalli on useamman toimittajan puitejärjestely.
Sopimus sisältää
- Kokous- ja tapahtumapalvelut valtakunnallisesti
- Monipuolinen valikoima kokouspaikkoja hankittavissa helposti erilaisiin tarpeisiin
- Kokouspaketit
- Räätälöidyt kokoukset ja tapahtumat
- Kokouksiin ja tapahtumiin liittyvät lisäpalvelut
Hansel Oy on voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, jonka tavoitteena on säästää yhteiskunnan varoja lisäämällä tuottavuutta valtion, kuntien, korkeakoulujen ja seurakuntien hankintatoimeen. Toiminta rahoitetaan sopimustoimittajilta perittävällä palvelumaksulla, joka perustuu tehtyihin hankintoihin. Palvelumaksu on keskimäärin 1 % hankinnan arvosta.
Sopimus ei anna yksinoikeutta tämän sopimuksen palveluntarjoajille, vaan tilaajalla on oikeus hankkia kokous- ja tapatumapalveluita myös muualta. Kaikki Tuusulan kunnan toimialueet voivat hyödyntää sopimusta.
Vastuullisuus
Ympäristövastuu
Hankinnalle on asetettu vaatimuksia liittyen mm. energiatehokkuuteen ja kierrättämiseen.
Sosiaalinen vastuu
Työ- ja ihmisoikeuksien noudattaminen, esteettömyyden huomioiminen ja terveysturvallisuus.
Taloudellinen vastuu
Toimittajilta vaaditaan riittävää taloudellista suorituskykyä, jota mitataan mm. riskiluokkavaatimuksella. Sopimustoimittajien taloudellista suorituskykyä valvotaan automatisoidusti Hanselin toimesta koko sopimuskauden ajan. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset tehdään keskitetysti Hanselin toimesta.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Hansel Oy:n sopimukseen säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Muita hyötyjä ovat esimerkiksi
- Sopimustoimittajien soveltuvuus tarkistettu
- Hyvät sopimusehdot
- Hanselin asiantuntijoiden tuki sopimuskauden aikana (esim. asiakkaan edunvalvonta ja toimittajahallinta)
Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan kunnanhallitus päättää yli 200 000 euron yhteisistä hankinnoista.