Perustelut
Taustaa
Tuusulan kunnalla ei tällä hetkellä ole voimassa olevaa yhtenäistä sopimusta viestinnän, markkinoinnin ja sisällöntuotannon palveluista. Toimeksiantoja on hankittu tarpeen mukaan tilaajan parhaaksi katsomalta taholta. Kunta on hankkinut sekä viestinnän ja markkinoinnin strategista apua eritoten brändimarkkinoinnin suunnittelun ja toteuttamisen osalta sekä eritoten taktisempaa mainonnan ja markkinoinnin sisällöntuotantoa, kuten graafista suunnittelua, videoiden tuotantoa ja sosiaalisen median sisällöntuotantoa ja mainontaa.
Tuusulan kunnalla on tarve sopimukseen, joka kattaa monet kunnan tarvitsemat viestinnän, markkinoinnin ja sisällöntuotannon palvelut. Tilaajaa sitomaton arvio hankinnan arvosta on noin 85 000 euroa vuodessa.
Yhteishankintayksikkö
Sarastia Oy tuottaa palveluja omistajilleen. Omistajina voivat olla kunnat, kaupungit, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Omistajuuden kautta asiakkaat voivat ostaa palveluja ilman kilpailutusta. Sarastia Oy on yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Tuusulan kunta on omistajaosakkaana Sarastia Oy:ssä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja. Näin ollen Tuusulan kunta voi halutessaan liittyä Sarastia Oy:n kilpailuttamiin sopimuksiin.
Viestinnän, markkinoinnin ja sisällöntuotannon palvelut
Sarastia Oy pyytää itselleen ja asiakkailleen tarjouksia markkinointiin, viestintään, mediaseurantaan ja sisällöntuotantoon liittyvistä asiantuntijapalveluista. Kilpailutuksen kohteena ovat valmiit mediasisällöt sekä niiden laatimiseen, seurantaan ja jakeluun liittyvä suunnittelutyö. Tilattavat sisällöt liittyvät esimerkiksi videotuotantoon, sosiaalisen median sisällöntuotantoon, sisältömarkkinointiin, printtigrafiikkaan, televisiomainontaan tai verkkosisällöntuotantoon. Sopimus sisältää sisällöntuotannon lisäksi strategisen suunnittelun ja mediaseurannan palveluja. Tuotettavat sisällöt kytkeytyvät tilaajien tavoitteisiin, jotka liittyvät esimerkiksi myynninedistämiseen, kuntamarkkinointiin, tiedottamiseen tai vaikuttajaviestintään. Sopimuksen sisällä voidaan tilata yksittäisiä töitä tai pitkän aikajänteen kampanjoita suunnitteluineen.
Tarjouspyyntö julkaistaan vuoden 2020 loppuun mennessä, ja tavoitteena on solmia hankintasopimukset alkuvuodesta 2021. Sopimus tulee olemaan useamman toimittajan puitesopimus, joka on voimassa 48 kuukautta.
Tuusulan kunnan kaikki toimialat voivat hyödyntää sopimusta.
Sarastia Oy:n asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta. Sarastia Oy ei veloita asiakkaitaan palveluistaan, vaan kattaa kulunsa toimittajalta perittävällä palvelumaksulla. Sarastia Oy perii valitulta sopimustoimittajalta kaikista sopimuksenalaisista myynneistä komissiomaksun, joka on keskimäärin 1 %.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Sarastia Oy:n hankintasopimukseen säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella. Lisäksi sitoutumalla hankintaan jo sen valmisteluvaiheessa, Tuusulan kunta pääsee vaikuttamaan tarjouspyynnön ja sopimuksen sisältöön sekä nimeämään edustuksen tarjousten vertailuun ja laadun arvioimiseen.