Keski-Uudenmaan ympäristölautakunta, kokous 10.4.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 43 Tuusulan kunnan asiakirjahallinnon järjestäminen, Keski-Uudenmaan ympäristölautakunta

TUUDno-2017-799

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Tomi Kaarakainen, asiakirjahallinnon asiantuntija, tomi.kaarakainen@tuusula.fi

Perustelut

Arkistolain (183/1994) 9 §:n mukaan kunnan arkistotoimen järjestäminen kuuluu kunnanhallitukselle. Kuntalain 90 §:n mukaan asiakirjahallinnon järjestäminen on huomioitava kunnan hallintosäännössä. Valtuuston 7.12.2016 § 116 hyväksymän hallintosäännön 37 §:n mukaan kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä, määrää asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, nimeää arkistonmuodostajat ja antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan ja toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä.

Kunnan asiakirjahallinnon tehtävänä on varmistaa asiakirjallisten tietojen säilyvyys ja käytettävyys asiakirjan koko elinkaaren ajan alusta loppuun. Tuusulan kunta on arkistonmuodostaja. Muita arkistonmuodostajia ovat mm. kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunnat ja johtokunnat. Arkistonmuodostajat vastaavat asiakirjahallinnon ja arkistoinnin hoitamisesta. Arkistonmuodostajien tehtävänä on:

  • asiakirjojen asianmukainen kirjaaminen
  • vastuullisen arkistonhoitajan eli arkistovastaavan nimeäminen
  • asiakirjahallinnon ja arkistoinnin tehtävien kannalta tarpeellisten resurssien varmistaminen
  • ilmoittaminen asiakirjahallintoa johtavalle viranhaltijalle asiakirjahallintoa ja arkistointia koskevista muutoksista
  • erityisrekisterien ylläpitäminen

Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävänä on:

  • johtaa, ohjata ja valvoa Tuusulan kunnan asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta
  • osallistua toimialojen tiedonohjaussuunnitelmien laatimiseen yhdessä toimialojen arkistovastaavien ja muun henkilökunnan kanssa
  • huolehtia keskusarkistossa säilytettävästä pitkään tai pysyvästi säilytettävästä asiakirjallisesta aineistosta
  • vastata keskusarkiston tietopalvelusta
  • seurata asiakirjahallinnon yleistä kehitystä.

Arkistovastaavien tehtävänä on:

  • osallistua tiedonohjaussuunnitelmien laatimiseen ja päivittämiseen
  • vastata siitä, että keskusarkistoon luovutettavat asiakirjat ovat asianmukaisessa siirtokunnossa ja toimittaa luovutusluettelo (mahdollisine kuvailutietoineen) asiakirjahallintoa johtavalle viranhaltijalle yhdessä luovutettavan aineiston kanssa
  • ohjata ja valvoa oman yksikkönsä asiakirjahallintoa ja arkistointia
  • varmistaa hävitettävien asiakirjatietojen tietosuoja.

Hallintosäännön 49 §:n mukaan kunnanhallitus päättää asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista.

Ehdotus

Esittelijä

Harri Lipasti, kansliapäällikkö, harri.lipasti@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää

  • nimetä asiakirjahallintoa johtavaksi viranhaltijaksi asiakirjahallinnon asiantuntijan
  • nimetä Tuusulan kunnan lautakunnat ja johtokunnat arkistonmuodostajiksi
  • hyväksyä selostusosassa mainitut arkistonmuodostajien, asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan ja arkistovastaavien tehtävät ja kumota 1.9.2009 voimaan tulleen arkistosäännön
  • hyväksyä liitteen mukaiset asiakirjojen antamisesta perittävät maksut, jotka korvaavat  vuodesta 2002 voimassaolleen hinnaston

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Tomi Kaarakainen, asiakirjahallinnon asiantuntija, tomi.kaarakainen@tuusula.fi

Perustelut

Asiaselostus

Tuusulan kunnan hallintosäännön 39 § Lautakunnan ja johtokunnan/toimialan asiakirjahallinnon tehtävät mukaan "Lautakunta ja johtokunta/toimiala huolehtii oman tehtäväalueensa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön tehtäväalueellaan."

Kunnanhallitus (18.9.2017 § 411 Asiakirjahallinnon järjestäminen) päätti nimetä Tuusulan kunnan lautakunnat ja johtokunnat arkistonmuodostajiksi.

Arkistonmuodostajan yhtenä tehtävänä on vastuullisen arkistonhoitajan eli arkistovastaavan nimeäminen. Arkistovastaavien tehtävänä on:

  • osallistua tiedonohjaussuunnitelmien laatimiseen ja päivittämiseen
  • vastata siitä, että keskusarkistoon luovutettavat asiakirjat ovat asianmukaisessa siirtokunnossa ja toimittaa luovutusluettelo (mahdollisine kuvailutietoineen) asiakirjahallintoa johtavalle viranhaltijalle yhdessä luovutettavan aineiston kanssa
  • ohjata ja valvoa oman yksikkönsä asiakirjahallintoa ja arkistointia
  • varmistaa hävitettävien asiakirjatietojen tietosuoja.

Tuusulan kunnan asiakirjahallinnon johtava viranhaltija Tomi Kaarakainen esittää, että  toimistosihteeri Sirpa Belek toimisi Keski-Uudenmaan ympäristökeskuksen hallinnon (18313001), ympäristövalvonnan (18313101) ja ympäristönsuojelun (18313201) tulosyksiköiden ja toimistosihteeri Hanneli Anttilaa terveysvalvonnan (18313301) ja eläinlääkintähuollon (18313401) tulosyksiköiden arkistovastaavana.

Ehdotus

Esittelijä

  • Risto Mansikkamäki, ympäristökeskuksen johtaja, risto.mansikkamaki@tuusula.fi

Keski-Uudenmaan ympäristölautakunta päättää

  • nimetä toimistosihteeri Sirpa Belekin ympäristökeskuksen hallinnon (18313001), ympäristövalvonnan (18313101) ja ympäristönsuojelun (18313201) tulosyksiköiden arkistovastavaksi
  • nimetä toimistosihteeri Hanneli Anttilan ympäristökeskuksen terveysvalvonnan (18313301) ja eläinlääkintähuollon (18313401) tulosyksiköiden arkistovastaavaksi
  • valtuuttaa ympäristökeskuksen johtajan jatkossa päättämään ympäristökeskuksen arkistovastaavista ja heidän vastuualueistaan.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Arkistovastaavat, asiakirjahallinnon asiantuntija, kirjaamo, ympäristökeskuksen henkilöstö

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei saa tehdä kuntalain 136 §:n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.